Usare un software per gestire i flussi di approvazioni al posto delle email

Tutorial °114

A cura di Davide Cencini

Tavole di esempio sono cortesia di Davide Cencini/worldofdarkwing.com e i disegni di Luca Reguzzoni (Colori e sceneggiatura Davide Cencini)

Oggi vorrei parlarvi di uno strumento ancora poco conosciuto e molto sottovalutato che però nel nostro lavoro può rivelarsi estremamente utile: sto parlando dei cosiddetti proofing software, ovvero i programmi per gestire un flusso di approvazioni. Ne avete mai utilizzati? Io li ho scoperti di recente, e si sono dimostrati in grado di cambiare il modo in cui lavoro.

Un proofing software è uno strumento progettato appositamente per gestire il processo decisionale legato ai lavori creativi. Può essere usato per sostituire i canali più classici e semplificare la vita sia ai creativi che ai loro clienti.

Se vi accorgete di perdere ore a rispondere alle email dei committenti o magari vi trovate a far parte di un gruppo di lavoro composto da più persone da cui vi arrivano indicazioni confusionarie o contraddittorie, forse è ora di passare a una soluzione più adeguata. L’email, infatti, è uno strumento antiquato, che ostacola il lavoro e genera un sacco di dati spazzatura, trasformandosi in un collo di bottiglia per chi è costretto a passare ore a cercare di ripulire il proprio inbox, dove spesso le informazioni utili finiscono per perdersi in un mare di messaggi caotici. Alcuni usano già Google Drive, Dropbox, Wetransfer (ghhh…) e servizi simili per scambiarsi i files; questo è già un passo avanti, sebbene non siamo ancora di fronte ad applicazioni sviluppate ad hoc per i creativi. Dunque, mentre i software per la grafica si aggiornano diventando sempre più potenti e versatili, il nostro modo di comunicare coi clienti non è cambiato molto rispetto a 10 o 15 anni fa; perché quindi, dopo aver installato l’ultima versione di Clip Studio Paint o di Photoshop, non proviamo ad aggiornare anche il nostro flusso di lavoro?

Questa esigenza mi ha spinto a compiere qualche ricerca, così ho scoperto che negli ultimi anni sono spuntate sul web diverse app da utilizzare completamente online che consentono di ridurre molto, se non di eliminare del tutto, quei fastidiosi scambi di mail, tuttavia mi sembra che in Italia questi strumenti siano ancora poco diffusi. Eppure ne potrebbero beneficiare molti disegnatori, coloristi, grafici e web designer.

I vantaggi di passare a un proofing software per inviare gli elaborati ai committenti sono notevoli rispetto ai classici allegati, tra di essi possiamo annoverare:

- Centralizzare il nostro lavoro su un’unica piattaforma, utile specie quando ci sono più progetti da gestire contemporaneamente.

- Avere uno spazio condiviso e facilmente accessibile ai clienti in cui vanno a confluire tutte le indicazioni

- Invio automatizzato dei bozzetti a un team dove i membri possono ricoprire vari ruoli

- Ricezione di notifiche su nuove approvazioni e commenti, anche raccolte in pratici “digest” periodici

- Possibilità di ricevere note più precise riguardanti le modifiche da effettuare

- Tenere dietro alle scadenze con un calendario

- Possibilità di settare permessi di accesso granulari ai files

- Possibilità di caricare più versioni di un file e confrontarle

- Possibilità di consentire o bloccare lo scaricamento dei file, così da proteggere il proprio lavoro da appropriazioni indebite

- Presentare i propri elaborati in una veste più professionale

È possibile inoltre - ma questo richiede una certa abilità tecnica - integrare alcuni di questi servizi con i classici cloud storage e altre app di messaggistica istantanea per realizzare operazioni automatizzate ancora più sofisticate, facendo sì che il computer svolga al posto nostro quelle operazioni noiose che ci portano via tempo e ci fanno accumulare stress. Ad esempio, non sarebbe meraviglioso esportare una copia del nostro disegno in una certa cartella sul nostro pc e far sì che esso venga automaticamente inoltrato al cliente per una revisione e archiviato in uno spazio web remoto da cui egli possa scaricare il file in alta risoluzione una volta approvato, il tutto senza alzare un dito? Ebbene anche questo è possibile, con gli strumenti giusti e un po’ di pazienza. Ma per ora rimandiamo tutto ciò a un tutorial più avanzato e torniamo all’ argomento dell’articolo.

Nelle mie ricerche ho individuato più o meno una dozzina di piattaforme di proofing software, vi elenco di seguito quelle che mi sono sembrate più convincenti:

§ Ziflow

§ Conceptboard

§ Concept Inbox

§ Wrike

§ GoVisually

§ Proofhub

§ ReviewStudio

§ Approvalstudio

§ Cage

§ Proofcafe

§ GoProof

Ovviamente ho avuto modo di provarne solo un paio ma sembrano tutte soluzioni piuttosto valide anche se con alcune importanti differenze. Si tratta, infatti, sempre di software in abbonamento, le differenze di prezzo variano però in un range che va dai $10 ai $250 al mese a seconda del servizio scelto, del numero di utenti collegati a un account (ci sono soluzioni che vanno dall’utente individuale al piccolo business al management aziendale vero e proprio) e alle funzionalità offerte che scalano di pari passo alla fascia di abbonamento scelto. Attenzione, dicendo “utenti attivi” intendo ovviamente i creativi, mentre i clienti che possono visualizzare i bozzetti sono, di solito, gratuiti e per loro non occorre alcuna registrazione, come è logico che sia.

Personalmente, dopo aver riflettuto un po’ e comparato i prezzi ho adottato Ziflow che è risultato uno dei miei preferiti per funzioni, interfaccia e infine per il costo dell’abbonamento che è tra i più bassi che abbia trovato - $10 al mese che scendono a $9 se l’abbonamento è annuale, circa il doppio per un account con funzioni più avanzate. Se siete dei singoli o un piccolo studio, sembra una delle soluzioni più vantaggiose. Mi hanno convinto molto anche Conceptboard, Concept Inbox, Cage e Proofcafe, mentre vorrei segnalare una particolarità di GoProof che permette di inviare i provini e ricevere i commenti direttamente dall’interno della suite Adobe grazie a un plugin da installare. GoVisually è tra i più adatti per il web design. Wrike e Proofhub sono tra i più professionali, ma anche i più costosi e a mio avviso andrebbero presi in considerazione solo se ci si trova a gestire un gruppo di lavoro numeroso, come ad esempio avviene in uno studio di animazione, mentre per i freelance difficilmente varrà la pena di spendere tanto. Tuttavia mettere a budget una spesa mensile tra i $10 e i $25 per chi realizza un volume sufficiente di elaborati è qualcosa da considerare pur di avere a disposizione uno strumento avanzato in grado di ridurre a pochi clic certe operazioni fastidiose.

Vediamo ora come creare un provino in Ziflow (ma il discorso vale per la maggior parte dei prodotti sopra elencati) e inviarlo a un nostro cliente.

Per prima cosa, ci registriamo gratuitamente, il che ci darà anche accesso a un periodo di prova gratuita di due settimane. Ziflow in ogni caso non è l’unico prodotto che offra un trial gratuito.

Dopo aver settato il nostro account, andiamo per prima cosa in People e aggiungiamo i contatti dei nostri clienti o dei membri dello studio con cui stiamo lavorando attualmente. Se ci sono più persone, è possibile suddividerle in Gruppi (ad esempio: Redazione, Grafica, Tipografia, Animatori ecc.). In questo modo, se un provino riguardasse soltanto un gruppo (mettiamo: solo la Grafica) potremmo facilmente inviarlo soltanto ai diretti interessati senza disturbare inutilmente gli altri. Tenete presente che a seconda del vostro abbonamento il numero di persone che potete aggiungere è limitato, quindi non inserite tutta la vostra rubrica, solo i contatti effettivamente coinvolti nel processo creativo.

Tutte queste persone vanno inserite come contatti, ovvero coloro che possono visualizzare i provini senza registrarsi. Se invece avete dei collaboratori che condividono con voi l’account, questi vanno inseriti come utenti. Gli utenti hanno privilegi gestionali e possono caricare provini a loro volta.

Una volta inseriti i collaboratori, torniamo su Proofs, creiamo una cartella per il progetto e clicchiamo sul pulsante verde +Create Proof per caricare un file. Nella schermata di caricamento possiamo inserire un’immagine o un pdf (il software supporta molti formati inclusi i PSD multilivello) o l’URL di un sito da revisionare. È poi possibile aggiungere uno o più stadi (“stage”) di approvazione che fanno capo ciascuno a vari utenti - al posto di un utente, si può inserire anche un gruppo intero - e garantire loro vari permessi: visualizzare, commentare, decidere, gestire.

Solo gli utenti con privilegi decisionali potranno inviare un’approvazione vera e propria sul file. Questo è utile, ad esempio, quando si invia una tavola a colori a un team composto da disegnatore, letterista e art director. Vogliamo che i primi due possano comunicare i loro commenti, ma solo l’art director dovrebbe dare l’approvazione finale.

Infine, un utente con privilegi gestionali può cambiare le impostazioni della prova o cancellarla. In teoria solo il creatore della prova o i suoi collaboratori dovrebbero avere questo tipo di privilegio.

Un altro fattore importante legato agli utenti sono le preferenze di notifica, infatti è possibile stabilire quante email debba ricevere ogni persona: si può impostare il software affinché invii una notifica a ogni singolo evento oppure in modo che compili un’unica email con cadenza oraria o giornaliera con tutti gli eventi legati al provino (ovviamente manderà un’email ai collaboratori solo in caso qualcosa si effettivamente successo). Questo è particolarmente utile se non si vuole essere disturbati di continuo o se il progetto non è urgente, infatti impostando dei digest orari o giornalieri si ridurrà sensibilmente il numero di mail ricevute, e il vostro livello di stress ve ne sarà grato!

Da notare che si può specificare anche una deadline per le approvazioni, utile per i clienti “duri d’orecchie”. In questo modo le richieste di approvazione dovrebbero essere re-inviate man mano che ci si avvicina alla deadline, evitandovi il disturbo di inviare solleciti di persona.

L’ultimo step sono le Proof settings ovvero le opzioni avanzate. Qui è possibile stabilire il grado di sicurezza del provino, arrivando eventualmente a proteggerlo con una password se si tratta di materiale riservato, stabilire se si tratta di una versione minore che non richiede l’invio di una notifica (è possibile infatti aggiornare un provino caricando versioni più elaborate, come vedremo più avanti), bloccare la prova una volta che la decisione è stata presa (utile per mettere un provino “agli atti”), decidere se consentire o no il download del file sorgente e se inviare una notifica della creazione del provino (consigliato farlo sempre!).

Nota: Tenete presente che il sistema ci metterà qualche minuto a elaborare il vostro file e a renderlo disponibile. Ho constatato che possono passare anche 5 minuti tra il caricamento e la pubblicazione del provino, quindi pazientate un attimo anche se il caricamento sembra bloccato.

Una volta creato il provino, tutte le persone che avete aggiunto come revisori riceveranno una notifica via mail con un link diretto per andarlo a visionare. A questo punto sarà possibile aprirlo nel visualizzatore e passare al giro di commenti e approvazioni.

I clienti potranno lasciare dei commenti nell’apposito frame sulla destra, arrivando a disegnare linee, freccette ed etichette colorate sull’immagine per indicare dove intervenire con le modifiche. Una volta deciso, il tasto verde in alto permetterà di comunicare l’accettazione o il respingimento del file. Ziflow permette inoltre di caricare più versioni di un file (cliccate sul “+” accanto al menu a discesa dove c’è scritto “V1”) e include uno strumento per comparare le versioni (il “Leggìo”). Dal colonnino azzurro a sinistra si potrà accedere ad ulteriori opzioni tra cui il download del file originale. Ciò significa che se caricate in Ziflow non una jpg a bassa risoluzione, ma il file in alta da consegnare, il cliente potrà scaricarselo al volo senza che dobbiate rimetterci le mani, tanto quella che vede e commenta è solo un’anteprima generata dal programma.

Anche in modalità file manager, Ziflow ha diverse funzioni interessanti, infatti è possibile cercare tra i provini, filtrarli con dei criteri, suddividerli in cartelle, bloccarli, spostarli ed eliminarli. Insomma è davvero versatile!

Per gli utenti più avanzati e con più moneta sonante a disposizione, ci sono anche i Flow, ovvero degli script personalizzabili che è possibile montare nel proprio account per automatizzare certe operazioni. Ad esempio, si può creare un nuovo provino in modo automatico quando si carica un file in uno spazio Dropbox. Qui mi corre l’obbligo di fare un piccolo approfondimento: quando scegliete un proofing software (anzi, un qualunque software online) è vantaggioso che abbia delle API pubbliche perché tali funzioni permettono di integrarlo con altre applicazioni, Ziflow ha delle API ma a quanto mi risulta sono esclusivamente per uso interno, il che significa che si possono realizzare internamente degli script ma non è facile interfacciarlo con applicazioni di terze parti. Alcuni, invece, hanno API aperte. Per i più smanettoni, è certamente un aspetto da considerare.

Manca purtroppo una funzione calendario, che altri software hanno e che sarebbe certamente stata interessante, tuttavia se siete dei tipi organizzati si può realizzare benissimo un calendario per le consegne con altre app specifiche.

Ziflow è solo un esempio, ma come vi ho accennato la lista dei proofing software è lunga e ricca di vantaggi. Allora, siete pronti a uscire dal vostro inbox?